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一个“懂你”的协作平台有多高效?省下来的时间都留给诗和远方

作者:高玉娴 来源:至顶网软件频道 【原创】 2017年9月29日

关键字:IBM Connections 数字化协作 IBM

对于企业来说,90后员工既是“天使”也是“魔鬼”,他们的加入为企业注入了一股新鲜的血液,带来了创意和活力的诸多可能,但同时,他们自小身上就烙着“互联网”的标签。就最基本的办公方式来说,他们不喜欢麻烦、看重社交、追求个性和自由,对自我的体验和感受有着“原生需求”,这也给企业管理增加了不小难度。

对此,早在2011年初IBM便提出了“社交商务”的概念。时至今日,这一概念借助于移动互联网的发展已经得到了全面的实现,企业的协作和办公场景也发生了非常大的变化。

让员工自我的同也要注重管控和效率

“正因如此,IBM在企业协作平台的打造中越来越看重互联网化、移动化、社交化的用户体验。尤其是在过去的五年里,我们的团队在协同应用的社交化设计上也做了很多工作。通过IBM Connections将不同的业务汇聚在一个数字化协作平台上。”IBM社交协作与人才管理解决方案总经理谭颖瑜不久前在接受记者采访时表示。

据了解,IBM Connections企业社交平台可以通过把使用者所关心的信息列表、邮件列表、日程列表展现在同一协作平台上,并融合ERP、HR、OA等应用系统,为企业交付一个完整的企业协同环境。

当然,让员工“放飞自我”是有一定“底线”的。IBM 认为,高效的企业数字化协作平台就应该人脑一样,左脑从事理性管理,按照流程规章发布和获取信息,而右脑从管理的艺术出发,让员工可以在任何时候得到信息的交互,协作共享。因此,在支撑理性和艺术的管理同时,安全稳定的应用集成能力也必不可少。

据谭颖瑜介绍,IBM所提供的Connections企业社交平台中有一个专门的“合规”模块,能够通过管理准则对敏感词及其扩散程度、负面信息的影响度进行检查,实现对技术操作规范、工作方式的管理。

其实,除却体验之外,要让员工在长达8小时的工作时长里保持最高效率的专注度也是不小的难题。尤其是在现如今这样一个信息“泛滥”的时代,社交平台上千条的消息,眼前上百封的工作邮件、同一时间十几个的工作窗口、五分钟一条的碎片消息,这些都已经成了上班族们的“日常”。而由于多个应用平台之间没有整合,也进一步阻碍了员工的高效沟通和协作,导致员工注意力分散,分享内容碎片化、重叠、冗余和不一致。

据《哈佛商业评论》估计,在过去的十年里,人们在协同工作上花费的时间增长了50%,其中有80%的时间都花在了会议、电话和电子邮件上。眼前只剩工作,诗和远方都是泡沫。不可否认,我们的确需要一种更新的,也是更好的协作方式,让我们在有限的时间里专注更重要的事情。

IBM Connections要做的是予每一个工能力

IBM Connections从设计之初就是为了满足了企业内部的交互体验需求,同时对于如何提升员工的工作效率也“煞费苦心”,通过统一的协作平台提供了包括社区、内容、交谈、会议和电子邮件等在内的一系列功能,避免了原来的工作模式下,员工使用不同应用平台注意力分散、内容碎片化、效率低下等问题。

其中,社区形式的社交网络和团队协作平台能够实现人人互联和无缝的协作,更加便于团队共享信息、管理项目,寻找所需的专家并与之互动。强大的即时通讯功能,支持使用者在任何地方通过任何设备查看消息,与同事进行互动,包括一对一交谈、团队讨论、一对多音频/视频呼叫、团队成员之间或小团队之间的文件传输,还可以共享截屏,企业内部不再需要通过微信进行日常的沟通。

另外一个重要的事实是,在多个业务场景中,用户都希望按照自己的方式自定义自己的协同环境。更进一步,还希望能够将公司、部门、团队的新闻发布出去;将多个第三方的应用也整合进来。因此在IBM Connections平台中提供了一个强大的应用,即ICEC (IBM Connections Engagement Center),这一应用中拥有超过60个个开箱即用的轻量级Widget组件,能够定制多个应用场景,组合协同功能和信息,并通过与web service、REST API、CSS、HTML、Javascript方式来实现的无缝集成,快速整合不同的应用平台。每位员工在操作中可以不再依赖于IT,高效发布内容。

非常重要的是,基于Watson所提供的认知计算技术,Connections可以根据使用者的行为以及与同事的互动情况,自动提示工作优先级、处理普通任务、并基于行为分析辅助用户进行业务决策,对新信息进行分组,将最重要的人、最重要的信件、最重要的日程完整一览无遗地呈现在使用者眼前,大大提高员工的工作效率和体验。

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今年年初,IBM发布了最新的企业社交平台Connections 6.0,据了解,该版本不仅在原来基础上增强了社区体验、文件共享、标记和搜索等功能。尤其贴心的是为新的使用人员新增了“接触点”(Touchpoint)体验功能,用一种更简化、更容易上手的体验方法,通过最常见的设置任务培训培训和引导用户,简化了新的使用者的登入流程,为他们更快地与同事进行交互、加入社区、融入业务环境提供了非常大的帮助。

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可以看出,IBM Connections 要面向的是每一位员工,要提高的是每个员工的能力。为使用者提供更清晰的思路、洞察力和掌控力,作出明智的商业决策。

提供适合不同场景的解决方案

据Forrester代表 IBM 进行的委托研究表明,IBM Connections能够在8个月内帮助企业收回投资,并且在3年内产生250%的投资回报率。

举个例子,海尔集团基于IBM社交化知识管理平台(IBM Connections KM)吸引了全球海外员工和外部服务商参与分享需求和知识,使得市场终端每一位呼叫中心坐席和服务工程师都能快速获取和使用这些知识,并且通过交互不断更新丰富,更快速、准确地为用户提供服务。通过这样的方式,海尔集团的海外用户来电咨询解决率提升了12%,上门服务一次成功率提升了10%

不同于传统的知识管理以文档为中心、内容平等的方式,IBM Connections KM更注重以人为主、强调分享,将人与内容连接起来,从而促进内容利用的最大化和相关活动的开展。

此外,IBM社交化项目管理平台(IBM Connections PM)也非常好地融入了社交元素,从而帮助企业简化项目成员间的沟通和分享方式,跟踪项目流程进度,加快业务部署,提升效率和项目的透明度,更好、更快地作出决策。据统计,这样一个平台至少能够帮助项目成员减少80%的工作量,提升400%的生产率。

除了售后、项目管理,针对于企业中销售、HR、质量等不同的部门,IBM Connections还提供了适合不同场景的解决方案。

例如广发证券HR部门此前就通过IBM Connections 平台组织了两批为期 30 天的跨地域、跨部门的员工培训,从整体项目的管理,到前期资料的整合、培训过程的反馈、学员总结、讲师课件的汇总,到培训人员的学习总结,其持续性的协作与知识共享都让员工体验到了该平台的便捷和高效。

而国内某制造型企业也借助于IBM Connections 平台为质量管理部门提供了完善的知识管理服务,以业务为中心构建业务支持库、质量百科库、体系标准库和常见问题集等多种专业知识社区。通过知识服务与工作场景的无缝融合,员工在工作中可以随时随地发现、共享、交互和沉淀知识,并在工作实践不断完善知识体系。这不仅大幅提高了工作效率,还有效地避免了由于员工流动所造成的知识流失。

内嵌一个有知的件系

非常值得一提的是,Connections平台中集成了基于社交的电子邮件系统——IBM Verse,IBM Verse本地化版本自去年12月份刚刚发布后就获得了许多用户的青睐。列举其中几个重要的功能,如重要事项栏、现代化的界面、头像搜索、日历栏、等待/需要处理,以及离线访问功能等都是非常人性化的设计。

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有别于传统收发邮件的方式,Verse的邮件内容通过对话框的形式展现,极具社交性。此外,Verse还支持离线功能,当我们在火车上、在飞机上,就可以通过浏览器进行离线访问,处理已经加载过的邮件,发送编辑完成的邮件。发送之后的邮件将保留在缓存中,设备一旦联网,第一时间就会被发出。

更重要的是,Watson的认知能力使得Verse邮件系统可以根据员工以往的行为作出假设,不断改进他们的协作、互动方式,帮助企业激发员工主动创新、高效沟通、与专家协作的能力,并帮助企业将更多业务认知能力加载到人才管理,通过个性化的人才培养,激发出更多的可能性。

譬如通过分析邮件到语气和语义,结合相应的应用场景(如客户服务、供应链管理等),就可以判断业务的优先级;譬如对发件人的重要程度进行邮件的排序;再譬如利用认知技术更快、更准确地进行人才招聘,同时也可以实现人才发展路径的支持,帮助员工更好地了解自己,了解如何在企业中获得发展,如何在职业发展过程中获得成功。

最终,IBM想打造的实际上是一个企业社交协作领域的生态环境,通过融合第三方合作伙伴的能力构筑一个足够开放的、新的协作平台,为使用者提供融合的服务和丰富的选项。如通过与BOX的合作,就可以让使用者快速、安全地共享、查看和编辑任何文件,直接向BOX发送图片或视频,并且在邮件收发过程中不受附件大小的限制。

综合评分:8.91 分
云能力:9 分
营业额:1045亿美元[2012]
云服务:IBM Systems Director VMControl

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